VNPT iOffice là phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử, được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT). Đây là giải pháp số hiện đại, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ, nâng cao hiệu quả quản trị và điều hành.

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên nền tảng web, iOffice cho phép người dùng truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Không chỉ là công cụ xử lý văn bản thông thường, hệ thống còn tích hợp các tính năng quản lý công việc, lịch làm việc, thông báo nội bộ, tạo ra một môi trường làm việc cộng tác đa chiều như một mạng xã hội thu nhỏ trong tổ chức, giúp việc trao đổi, phản hồi và cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận trở nên dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn.

VNPT iOffice là phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử

iOffice hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO), tích hợp chữ ký số, tự động hóa quy trình làm việc theo chuẩn BPMN, đồng thời kết nối liên thông với các cấp chính quyền, Văn phòng Chính phủ. Giải pháp này đã được triển khai rộng rãi tại nhiều đơn vị hành chính, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm iOffice

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Phần mềm iOffice giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính nội bộ bằng cách tự động hóa các khâu xử lý văn bản và điều hành công việc. Các văn bản đi - đến, công việc được phân công, theo dõi tiến độ, đánh giá đều được số hóa và lưu trữ tập trung, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.

Truy cập linh hoạt, làm việc mọi lúc mọi nơi

iOffice hoạt động trực tuyến trên trình duyệt web, tương thích với nhiều thiết bị như máy tính để bàn, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng. Người dùng có thể theo dõi văn bản, xử lý công việc, tra cứu thông tin ở bất kỳ đâu, không còn bị giới hạn bởi không gian hay thời gian làm việc truyền thống.

Cộng tác hiệu quả

Tính năng trao đổi nội bộ, chia sẻ tài liệu và thông báo nhanh giúp nâng cao khả năng tương tác giữa các phòng ban, cá nhân. Mọi thông tin đều được ghi nhận rõ ràng, minh bạch, từ đó thúc đẩy làm việc nhóm và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Tính năng đa dạng, tích hợp toàn diện

iOffice không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản mà còn bao gồm nhiều phân hệ quan trọng như:

• Quản lý văn bản đi - đến, số hóa hồ sơ
• Quản lý công việc, phân công và theo dõi tiến độ
• Quản lý lịch họp, lịch công tác
• Quản lý thông báo, tin tức nội bộ
• Tích hợp chữ ký số, OCR (tự động bóc tách thông tin từ văn bản scan)

iOffice tích hợp đa dạng tính năng, giúp điều hành công việc hiệu quả hơn

Tiết kiệm chi phí vận hành

Nhờ số hóa toàn bộ quy trình, iOffice giúp các cơ quan, doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ, gửi văn bản bằng tay hay chuyển phát. Việc điều hành công việc trực tuyến cũng giúp giảm thời gian đi lại và tăng hiệu suất làm việc chung.

Bảo mật và an toàn dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống máy chủ bảo mật cao, có cơ chế phân quyền rõ ràng theo từng vai trò người dùng. iOffice tuân thủ các quy định bảo mật chặt chẽ, đảm bảo thông tin nội bộ không bị rò rỉ hay truy cập trái phép.

Đối tượng sử dụng

VNPT iOffice được thiết kế linh hoạt, phù hợp với nhiều nhóm đối tượng trong các lĩnh vực khác nhau:

• Bộ, Ngành, UBND các tỉnh/thành phố, Sở, Phòng chuyên môn
• Các đơn vị sự nghiệp công lập: Trường học, bệnh viện, trung tâm y tế 
• Doanh nghiệp vừa và lớn cần quản lý văn bản, điều hành tập trung từ xa.
• Các tổ chức phi lợi nhuận, hội, hiệp hội cần quản lý thông tin thành viên, công việc và lịch làm việc hiệu quả, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, nâng cao khả năng tương tác giữa các thành viên. 

Lợi ích cụ thể của iOffice theo từng vai trò

Đối với lãnh đạo

• Điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi qua điện thoại, máy tính bảng.
• Nắm bắt tình hình xử lý văn bản, tiến độ công việc dễ dàng.
• Phê duyệt, ký văn bản điện tử nhanh chóng mà không cần mặt đối mặt.
• Hỗ trợ ra quyết định kịp thời, dựa trên dữ liệu cập nhật liên tục.

Đối với chuyên viên

• Dễ dàng theo dõi công việc được giao, biết rõ thời hạn hoàn thành.
• Tìm kiếm văn bản, tài liệu phục vụ công việc nhanh và chính xác.
• Gửi báo cáo, nhận phản hồi nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Đối với văn thư

• Phân phối văn bản qua phần mềm, không cần in ấn hay chuyển phát.
• Quản lý tập trung, tránh thất lạc văn bản, dễ dàng tra cứu bản gốc.
• Truyền tải thông báo nội bộ nhanh, chính xác đến đúng người nhận.

Đối với tổ chức

• Tăng năng suất làm việc và hiệu quả vận hành chung.
• Hình thành môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp.
• Đáp ứng các yêu cầu về quản trị minh bạch, số hóa, bảo mật.

iOffice được thiết kế với các tính năng thông minh và linh hoạt, giúp nâng cao chất lượng công việc cho từng cá nhân

VNPT iOffice là giải pháp quản lý văn bản và điều hành hiện đại, phù hợp xu hướng chuyển đổi số toàn diện trong các tổ chức hiện nay. Phần mềm không chỉ giúp đơn vị tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, minh bạch và hiệu quả cao. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, cấu hình đa quy trình và khả năng mở rộng, VNPT iOffice là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi tổ chức đang hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ.